Delegaties in internationale conferentie

Doel: help bij projectmanagement van dit tweedaagse internationale congres en begeleidt de sprekers en delegaties.

Het ‘Limburg Unlimited’ event was gericht op het neerzetten van Limburg als aantrekkelijke vestigingsregio. Onderdeel ervan was een internationaal congres waar wij als projectmanager en sprekersbegeleider optraden. (http://limburg-unlimited.com/)

Om de rode draad in het programma zo sterk mogelijk te maken, organiseerden wij telefonische voorvergaderingen met sprekers, stelden briefings op en gaven feedback aan de sprekers, naar aanleiding van hun concept presentaties. Met de dagvoorzitter hebben wij een gedetailleerd podium draaiboek voorzien van alle inhoudelijke insteken en dagdraaiboek uitvoerig doorgesproken. Hierdoor was het voor de deelnemers een inhoudelijk sterk congres waar sprekers actief aan de ‘tand’ gevoeld werden door de dagvoorzitter en interactie uit de zaal goed op gang kwam.

Daarnaast waren er de internationale delegaties o.a. uit China. Een zorgvuldige begeleiding en continue afstemming van last-minute wijzigingen, maakte dat er ondanks de taalbarrière, een goede presentatie én vertaling mogelijk was. De delegatie was tevreden en voelde zich zeer gewaardeerd. De deelnemers konden naast het verhaal ook in gesprek gaan met deze delegatie, wat voor hen weer zeer uniek en waardevol was.

Plenaire podium Toetscongres VO

Deelnemersregistratie Toetscongres VO

Doel: ondersteun met deelnemersregistratie om zo weer een inspirerend en uitverkocht congres te behalen.

Voor het tweede jaar op rij, mochten wij Bureau ICE, specialist in toetsen in het onderwijs ondersteunen. Deze editie hebben wij de deelnemersregistratie weer op ons genomen. En actief meegedacht en advies gegeven. Door nauwkeurig de aanmeldingen per sessie te monitoren, hebben we het programma steeds nauwer aan laten sluiten bij de deelnemers. De populaire sessies werden na overleg met de sprekers, meerdere malen aangeboden.

Op de dag zelf heeft ons hostess team ondersteund o.a. met de bemensing van de onsite balie, betalingen en sprekersondersteuning. De contacten die er in het voortraject waren met deelnemers die vragen hadden over hun deelnemersregistratie, werden hierdoor herkent en persoonlijk te woord gestaan.

En ook dit jaar was het congres met meer dan 500 deelnemers uitverkocht!

 

speaker, Joel Bisina of LITE Africa

Projectmanagement Extractive Resources Conference

Doel: ondersteun met projectmanagement bij dit internationale congres

Deze conferentie vormde de eerste dag van vele bijeenkomsten voor de doelgroep. Onze opdrachtgever, het ministerie van Buitenlandse Zaken, was in het voortraject zelf deels afwezig. Het geval was, dat er meerdere aanspreekpunten ontstonden.

projectmanagement
Resultaat
Onze strakke aansturing van het projectmanagement, zorgde ervoor dat de uitnodigingen tijdig werden verzonden. Hierdoor verliep de registratie van de internationale deelnemers soepel.

Congresdag
Op de dag zelf hebben wij samen met de locatie (aanrader: Hampshire Babylon Den Haag) en onze opdrachtgever een succesvol congres neergezet. Wat daarbij positief opviel was de alertheid en professionaliteit van de dutymanager van het hotel. Mede door hem, konden we snel schakelen en de zaalindeling flexibel aanpassen.

Klik hier voor de website: www.extractiveresourcesconference.com/

projectmanagement

Budget vriendelijke locatie in Amsterdam

Event budget tips van Topvrouw van het jaar

Op 28 september 2017 hebben wij de verkiezing Topvrouw van het jaar 2017 georganiseerd, in de Hallen Studio’s, Amsterdam. Een stijlvol, feestelijk event met beperkt budget. Tijdens deze avond werden de 3 finalisten in het zonnetje gezet en werd de grote winnaar Ingrid de Graaf verkozen tot Topvrouw van het jaar. Wij waren trots om hiervoor de 5e keer aan bij te mogen dragen. Hieronder tips die wij graag delen:

Fractieleider GroenLinks, Jesse Klaver, keynote spreker op de foto met de 21 Young Talent kandidaten.

Tip 1. Hoge ruimtes, creatieve decoratie
Als tijdens je event een hoge, industriële locatie gebruikt, dan vraagt dit om extra aandacht voor de aankleding. Tijdens het Topvrouw event gebruikte we helium ballonnen voor de tafelnummering en belichting in de huisstijl (zie afbeelding). Deze aanpak is budgetvriendelijk en gaf de feestelijke en warme sfeer die gevraagd werd.

Tip 2. Bundel content in een video
Heb je een kort programma, maar wel veel te vertellen? Een oplossing is om tevoren een korte film (op 1:00 minuut) te maken en dit tijdens het event te tonen. Zo komen alle belangrijke spelers aan ‘het woord’ op een zorgvuldige wijze. En is er geen risico op uitloop..

Ingrid de Graaf, Directievoorzitter particulier/ Lid Directie Aegon Nederland, benoemd tot Topvrouw van het jaar 2017 (links met beeld) en Disa Jironet Loewe, Officier van Justitie in opleiding bij het Openbaar Ministerie, winnaar Young Talent Award (rechts met beeld)

Tip 3. Creatieve persoonlijke aandacht
Om de finalisten goed in het zonnetje te zetten, kozen we voor cabaretière Sophie van Hoytema. Zij heeft een lied geschreven en alle 3 de topvrouw finalisten toe gezongen. Deze creatieve aandacht voor alle 3 de finalisten zorgt voor een verhoging van de waarde van finalist zijn. Niet alleen de winnaar krijgt aandacht.

Tenslotte heeft de Topvrouw van het jaar 2017 het NOS journaal gehaald.  Klik hier.(vanaf 03:48 minuut). Dit heeft een ongekende media waarde. Hier waren wij erg blij mee, omdat deze free publicity geen claim legde op ons budget.

deelnemerswerving

Deelnemerswerving: kies, en ze kiezen jou.

Doel: hulp bieden bij het keren van dalende deelnemersaantallen en succesvolle deelnemerswerving opzetten.

Regelmatig bijten wij onze tanden in het aanscherpen van het congres concept. In dit geval ging het om een internationale conferentie die tweemaal eerder plaatsvond. Het probleem waren de dalende deelnemersaantallen. Samen met de projectgroep, hebben we een grondige analyse gemaakt om de deelnemerswerving aan te scherpen. Dat leverde waardevolle verbetertips op met concrete actiepunten.

Te brede doelgroep
De grootste eye-opener was in dit geval de te brede doelgroep. Door in te zoomen op de twee belangrijkste doelgroepen ontstond focus. Met behulp van een empathy map werden de profielen van beiden heel secuur opgebouwd. Deze focus leidt tot:
– gerichte deelnemerswerving
– uitbouw van de adressen database
– en het binden van (marketing) partners aan het congres.

Analyse en meeting design
Mede door de hoge betrokkenheid van het congresteam vanuit de klant, lukte het ons om een waardevolle analyse te maken. Hiermee kon onze opdrachtgever het congres weer uitbouwen. Deze investering van een dag in meeting design, heeft de opdrachtgever nu al rendement opgeleverd in de vorm van meer internationale deelnemers.

Meer lezen
Klik hier of vraag onze checklist hier aan.

Raw Materials Conference

Raw Materials Conference

Doel: ondersteun om in korte tijd deze internationale conferentie, professioneel neer te zetten.

Onze opdrachtgever van het ministerie van Buitenlandse Zaken liep achter op schema waardoor wij werden ingeschakeld om het registratietraject en de werving van de deelnemers, strak en professioneel te verzorgen. Waar normaal voor een internationaal congres veel eerder de uitnodiging verstuurd wordt, bleek hier de kracht van de Raw Materials community: er kwamen 180 internationale deelnemers. Zo blijken soms ‘congres wetten’ niet altijd op te gaan: de tijd was kort, de database beperkt, en toch een succes.

Timing, voldoende adressen én een hecht vakgebied, het speelt een versterkende rol!

#EventCanvas

Keynote spreker op Jeugd in onderzoek congres, Louis Cauffman

Jeugd in Onderzoek congres

Doel: geef binnen een beperkt budget, een grote hoeveelheid subsessies over jeugd, een plek in ons programma

Het congres Jeugd in Onderzoek zocht naar een manier om een grote hoeveelheid subsessies op een vernieuwende manier aan te bieden, binnen een beperkt budget. Vanuit het werkveld werden sprekers uitgenodigd een bijdrage te leveren aan het programma. Deze ‘call for papers’ leverde waardevolle input op. De congrescommissie heeft deze zoveel mogelijk opgenomen in het programma. In de vorm van een lezing, workshop of andere sessie. Daarnaast waren er  verschillende ‘niche onderwerpen’ waarvoor beperkte interesse bleek.

Meer interactie
Na deelnemersresearch en een analyse van de inhoud, bleek dat er ruimte was voor meer interactie en leren van elkaar. Daarom introduceerden wij de werkvorm netwerktafels, waar een moderator en 7 deelnemers in gesprek gaan met elkaar. De tool Networktables.com werd daarbij ingezet. Zodat iedereen van tevoren al duidelijk wist bij wie hij of zij aan tafel kwam. Na afloop kon via de tool ook verbinding worden gelegd met tafelgenoten.

Geen extra kosten
De tafels stonden in een rustig deel van de foyer. Er was geen aparte zaal voor nodig en geen techniek. Hierdoor konden we 16 tafelsessies faciliteren zonder (extra) kosten. En konden naast lezingen en workshops ook niche onderwerpen in het programma worden opgenomen. Bekijk hier het congresverslag.

2e Nationale Toetscongres

Het 2e Nationale Toetscongres