Berichten

Het beste voornemen is: investeer in jezelf! januari 2019

2018 was voor mij een jaar van verandering. In januari trad ik toe tot het Event Design Collective en daarmee startte een inspirerende tocht langs event design sessies, #EventCanvas trainingen organiseren en geven.

En leren, veel bijleren, heerlijk!

Lees hier verder.

 

Het DNA van jouw organisatie in al je evenementen? feb 2018

Verslag van training EventCanvas

Live communicatie is de meest krachtige vorm van communiceren, en vaak de meest intensieve, zowel in tijd, budget als bewerkelijkheid. Dus wanneer dit instrument wordt ingezet, geeft dat steeds veel ‘reuring’.

De training EventCanvas speelt hier op in. In deze column meer over deze strategische template om nieuwe event concepten te ontwikkelen. Of ga naar de vlog van Lars Sørensen.

Design Thinking is de basis
Het canvas is gebaseerd op Design Thinking, legt trainer Roel Frissen uit. Deze manier van denken omvat 4 fasen om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen:
1 research
2 verschillende opties uitdenken
3 deze toetsen bij de doelgroep
4 uitwerken tot een definitief design

Het is een proces van uitproberen, schaven, bijstellen om uiteindelijk tot een passend design te komen. Tijdens het hele traject staat de gebruiker / deelnemer centraal.

Wat voegen events toe
Het resultaat van het werken met het canvas is dat je samen met je team op een meer strategische manier naar events kunt kijken. Wat voegen ze toe aan de doelen van je organisatie, ook op lange termijn?

Kruip in de huid van je deelnemer
Na de uitleg van Roel, worden de ‘mouwen opgestroopt’. De groep gaat aan de slag met een praktijkcase van biermerk Sol. Na een stakeholders analyse, worden 2 doelgroepen uitgewerkt. Met het invullen van de Emphaty map, kruipen de deelnemers echt in de huid van de doelgroep. Hiermee is de start gemaakt van het invullen van het canvas.

Het canvas bevat drie lagen:
Change: wat is voor en na het event de houding van de deelnemer en wat is er veranderd?
Frame: wat zijn de randvoorwaarden waar rekening mee gehouden moet worden bij het ontwikkelen van een concept
Design: wat moeten de deelnemers beleven en leren om te zorgen dat de verandering gaat plaatsvinden?

Na flink doorwerken, zijn er twee concepten uitgewerkt. De volgende stap zou zijn om dit voor te leggen aan de opdrachtgever. Om daarna het gekozen concept met je team uit te werken.

Deelnemer Lars Sørensen geeft in deze vlog een inkijkje én Post-It tip……….

 

Klanten, vragen, budget, planning, programma, meeting design

Dit willen onze klanten altijd als eerste weten, dec 2017

Regelmatig voeren we mooie kennismakingsgesprekken. De meest gestelde vragen die wij horen zijn:

  • Ben ik nog op tijd, kan ik mijn congres nog voor de zomer organiseren?
  • Hoe stel ik een programma op dat mijn deelnemers echt waardevol vinden?
  • Waar moet ik aan denken, wat kost dat nou een congres?

1 Ben ik nog op tijd om te beginnen?

Hoeveel tijd is er nodig voor een goede voorbereiding van een congres? Dat hangt van veel af, o.a.:

  • internationaal of nationaal => hoe meer reistijd, hoe groter de beslissing voor deelnemers,hoe verder tevoren bekendmaken
  • gratis of betaald => soms is er tijd nodig om budget toestemming te krijgen, is de beslissing ‘groter’

congresplanning, tijdspad

Tijdspad

Klik hierboven op ´tijdspad´. Dit is een voorbeeld van een betaald, eendaags, nationaal congres. Wilt u sparren over de vraag wanneer het uw beste moment is om te beginnen, neem gerust contact op info@commgres.com .

2 Hoe stel ik een waardevol programma op?

eventcanvas, meetingdesign

Train jezelf in het gebruiken van de EventCanvas

meeting design, pinterest, meetingdesign, eventcanvas

Op ons Pinterest bord staan >100 programma ontwerp tips.

3 Wat kost een congres?

De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie

Lees hier meer.

 

Landgoed Kraaybeekerhof

Interactie op jouw congres, nov 2017

Meer interactie…. Wie wil dat nou niet op zijn of haar congres? De mannen van Dagvoorzitter.nl zijn hier dagelijks mee bezig. Dé trainers om een workshop hierover te geven, had ik me bedacht. Want wij zijn dagelijks bezig met event design en leren graag ‘door’.

Workshop Interaction Design
De deelnemers waren moderatoren, dagvoorzitters, bureau eigenaren. Een behoorlijk ervaren groep in de event wereld dus. Bij iedereen was het centrale dilemma: ‘Hoe krijg ik mijn opdrachtgever zover om het concept te veranderen met mijn ideeën’.

Het doel van de workshop was om binnen de kaders die de opdrachtgever aangeeft, toch te starten met veranderen. Waardoor meer interactie ontstaat. En het concept in een paar stappen, dynamischer wordt. Liever een paar kleine stappen dan helemaal geen beweging, is de gedachte.

De hele dag werd veel waardevolle kennis gedeeld, zeker ook door de deelnemers. Alle onderwerpen die beloofd waren, zijn behandeld.

Top tips die ik heb meegenomen:

  • Zorg vanaf het begin, zelfs voordat het programma begint, dat je deelnemers in gesprek met elkaar gaan. Wij moesten elkaar interviewen en de bijnaam van de ander op de badge noteren bijvoorbeeld. Ook kun je een andere opdracht meegeven en met koffiebuffetten achterin de plenaire zaal, de deelnemers al in de grote zaal, aan ‘het werk’ zetten. Hiermee is dan direct de sfeer gezet: we gaan het vandaag met elkaar doen.
  • Zoek naar andere manieren van informatie overdracht; haal vragen op in de zaal, noteer die op het grote scherm en laat een deskundige (die je anders ‘spreker’ zou noemen) deze beantwoorden
  • Een panel is vaak het ‘vangnet’ van sprekers die je nog in het programma wil opnemen. Daarmee is het vaak ‘minder sprankelend’. Toch kan het dat wel zijn:

1 bepaal het doel van je panel

2 zoek de geschikte panelleden erbij (3 of maximaal 4)

3 maak duidelijk dat de moderator geen mening heeft maar degene is die de centrale vraag onderzoekt, deel het doel van het panel met de zaal

4 de panelleden moeten vanuit diverse invalshoeken, elkaar aanvullen, op elkaar reageren

5 als panelleden elkaar gevonden hebben, kun je de zaal erbij betrekken

Aanrader voor ervaren event professionals
Kortom: Jan-Jaap en Hans hebben mijn verwachting waargemaakt. Als je een workshop zoekt die dieper gaat, waar je over interactie uitdenken veel tips en praktische aanvullingen op je kennis krijgt, én je zelf gaat ervaren, dan is dit een aanrader! En wat een mooie locatie: Landgoed Kraaybeekerhof.

Meeting Design

Meeting design: 3 voordelen van de 1% regel

Meeting Design

Doorloop het Event Canvas met je project team en kom tot een gedegen event concept.

Geregeld spreken wij  onze opdrachtgevers die graag hun event concept aanscherpen. Echter blijkt het  lastig te zijn, om intern een sessie met een team van 4-5 collega’s hier aan te besteden. Hieronder drie invalshoeken waarmee je je collega’s overtuigt om dit juist wél te doen.

1. Geen tijd
Stel je hebt een congres voor 200 deelnemers, dat 8 uur duurt, met reistijd komt dit neer op 10 uur per deelnemer. De totale tijdsinvestering van je deelnemers is daarmee 10 x 200 = 2.000 uur. Zou het dan fair zijn, als je 1% van die tijd investeert in het ontwikkelen van een concept, dat aansluit bij de behoeften van je deelnemers? Dat is dan 20 uur. Verdeeld over 5 collega, zou een dagdeel besteden aan meeting design, bijvoorbeeld met de #EventCanvas methode, zeker resultaat moeten geven.

2. Intern draagvlak
Doordat je de tijd krijgt om met meerdere collega’s aan het concept te werken, ontstaat er draagvlak bij dat hele team. Zij hebben namelijk allemaal meegedacht! Hierdoor staat het concept steviger; je kunt het onderbouwen, er wordt niet ‘halverwege’ nog aan gesleuteld. Een helder concept waar duidelijke keuzes zijn gemaakt, blijkt steeds weer, het meest succesvol. Dit in tegenstelling tot vele concepten waar compromissen de boventoon voeren.

3. Een grondige analyse van de stakeholders van je event, zorgt dat het concept aansluit bij de doelen van je organisatie en  dat het niet een ‘losse flodder’ is.

Meer leren over de #EventCanvas methode die handvatten biedt?
Kom 19 februari 2018 naar de EventCanvas Training in het Spant in Bussum.

Meeting design

Meeting Design Goodiebag, vraag het nu gratis aan, aug 2017

Meeting Design: wat is dat nou?

Lees en leer wat Meeting Design voor u kan betekenen.
Vraag de goodiebag hier aan.

U ontvangt deze 5 content items:
• Video’s van experts
• 30 minuten gratis meeting design telecoaching
• Uitleg over #EventCanvas een strategisch management template
• Links naar waardevolle (internationale) websites
• Samenvatting van twee toonaangevende boeken: Into the Heart of Meetings en Event Design handbook

Deelnemersresearch

Help, het event bestaat nog niet… gelukkig, juni 2017

Deze week hadden we een Bossche Bollen Brainstorm om met een event organisator te sparren over zijn plannen. Al gauw bleek dat er geen ‘concurrent’ bestaat, dat soortgelijke events wel in de USA plaatsvinden maar nog niet in Europa. Wat zegt dit nu?

  1. Het is fantastisch, dit idee is uniek en je bent de eerste dus een grote kans op succes!
  2. Er is geen markt voor anders hadden de grote partijen in het vakgebied dit al opgepakt.

Twee visies die beide waar kunnen zijn. Hoe onderzoek je welke klopt, voordat je alles in gang zet en kosten maakt?

Vraag het!
Door deelnemersresearch toe te passen: leg je concept voor aan 15 mogelijke bezoekers van je event, die in het ‘hart’ van je bezoekers doelgroep zitten. En daarnaast bekend staan als gedreven vakgenoten die altijd bereid zijn om hun mening te geven. Stel je kwetsbaar op met de vraag: zou jij naar dit event komen en de toegangsprijs ervoor betalen?  Dit levert een goed beeld op.

Sponsor kansen
Een tweede ronde gaat langs potentiele sponsoren. Zijn zij bereid hierin te investeren. Hiervoor moet je natuurlijk wel je doelgroep haarscherp kunnen verwoorden, dat is immers de groep die de sponsor gaat bereiken. Hoe beter deze gedefinieerd is, hoe gerichter je een sponsor kan zoeken!

Risico
Let wel op bij het voorleggen: juist bij een event concept dat als eerste op de markt komt, bestaat het gevaar dat een ander met je idee er vandoor gaat!

Claim het thema
Als de signalen goed zijn en je intuïtie voelt goed, dan is het een kwestie van vaart maken. Zorg dat je de deelnemers aan je deelnemersresearch goed op de hoogte houdt. Blijf de concurrentie voor en stuur de eerste aankondiging het vakgebied rond. Hiermee claim je het thema en val je op als eerste! En is dit de start van een reeks van vele succesvolle edities van je event!

Eventdesign Agrofood: de tijd vooruit

Doel: ontwikkel voor de Agrofood sector een interactief event, een eventdesign, dat past als opening van de Agrofood Week.

De vele partners van de provincie Noord-Brabant hebben wij met het ontwikkelde concept benaderd. Zij zorgden voor de inhoudelijke invulling, wij samen met onze leveranciers voor een open centraal plein in de foyer van het provinciehuis. Hier vonden sessies plaats, waren innovaties te zien.

 

Topvrouw van het jaar 2016

Topvrouw van het Jaar 2016

Doel: bedenk een concept waardoor de deelnemers niet de hele avond naast dezelfde persoon zitten. En er meer dynamiek en mogelijkheden om te netwerken ontstaan.

Bestaande opzet
De jaarlijkse verkiezing van Topvrouw van het jaar heeft als doel een platform te creëren waarop vrouwelijke directieleden van Nederlandse bedrijven en organisaties aandacht krijgen, zichtbaar zijn en zo een functie als rolmodel vervullen. Netwerken is een cruciaal onderdeel van het event. Vaste programmaonderdelen gedurende het zittend diner zijn twee verkiezingen en een spreker.

Concept
In nauwe samenwerking met cateraar ‘De Borrelfabriek’, hebben wij gekozen voor een inrichting met zowel hoge als lage tafels. De tafels waren voor zes personen. De kleinere afstand tussen de gasten zorgde ervoor dat zij elkaar beter konden verstaan. En met de hele tafel konden praten. In tegenstelling tot de 8-10 persoons tafels waar alleen je linker- en rechter buurman of buurvrouw je gesprek kan volgen. Iedere gast heeft hierdoor meer contacten opgedaan.

Daarnaast was er de ontvangst door de sponsors. Aan statafels heetten zij hun gasten welkom en dronken samen een glas bubbels. Bij aanvang van het diner konden de gasten naast een andere gast plaatsnemen, net als bij de wissels gedurende de avond. Iedere deelnemer zat daardoor naast minimaal drie verschillende gasten. En niet alleen aan de tafel van zijn of haar gastheer of -dame.

“Het nieuwe concept werkte fantastisch, dit is wat wij willen: een geweldige entourage en veel gelegenheid tot netwerken, een topavond!” Truus de Rooij, voorzitter Topvrouw van het Jaar.

Evenementen

Niets Gevonden

Uw zoekopdracht leverde helaas geen artikelen op