Wat kost een congres? september 2016
De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie
Het verloop van een congres, vraagt om financiële draagkracht. Omdat veel vaste kosten (deels) in het begin van het project ontstaan, terwijl de inkomsten pas later komen.
De vaste kosten zijn: sprekers en programma opzetten – inkoop van de locatie: zaalhuur, techniek, aankleding – deelnemerswerving: opzetten website, mailingen
De variabele kosten zijn: catering – social media campagne, advertenties – deelnemersregistratie
Projectmanagement
Het projectmanagement is soms een ‘ongrijpbaar’ onderdeel als dit intern wordt opgepakt. De uren die u of uw collega hierin steekt, zijn vaak ‘part of the job’ en niet te kwantificeren. Dit is bij uitbesteding wel het geval. Goed projectmanagement maakt of breekt het succes van een congres, dus dit vormt daarmee het ‘hart’ van uw congres én budget. Het is mensenwerk!
Break-even punt bepaalt risico
Ons advies is om nauwkeurig het ‘break even’ punt te berekenen. Reken uit hoeveel betalende deelnemers nodig zijn, om de kosten te dekken. Dit geeft een goede indicatie van het risico dat u neemt.
Investering of kosten
Tenslotte: wat kost een congres? Wat kost een auto? Het is van zoveel factoren afhankelijk. Om een idee te geven: voor € 50.000,- exclusief btw, is een eendaags congres voor 200 deelnemers inclusief locatie, catering, sprekers en projectmanagement bij ons mogelijk. En bekijk het als een investering, zoals u dat ook bij andere communicatiemiddelen doet, dan voelt het al heel anders.
