Event Design

Event Design handbook, review, februari 2017

Op één vel je hele event

Keer op keer blijkt het helder krijgen van de doelstellingen van een event dé uitdaging voor event organisatoren. Het Event Design handbook speelt daarop in door een nieuwe ‘taal’ te laten ontstaan waarmee opdrachtgevers en ontwerpers van een event op één lijn komen.

14 vlakken in 3 lagen

Het boek biedt een methode om systematisch -m.b.v. het canvas- de opzet van je event aan te pakken én daarvoor draagvlak te creëren bij je (interne) opdrachtgever.

Het canvas bestaat uit 14 vlakken die de schrijvers Roel Frissen en Ruud Janssen helder uitleggen. Klik hier voor een uitleg in 111 seconden.

Er zijn drie ‘lagen’ binnen het canvas.
Change Frame Design

Change: dit zijn de zes vakken die de verandering in gedrag van de stakeholder van voor tot na het event in kaart brengen. Je maakt dus een grondige analyse van de uitgangspunten voor en resultaten na het bijwonen van jouw event.

Frame: ook dit bestaat uit zes vakken; de praktische zaken op je event die de grenzen van je ontwerp bepalen. Bijvoorbeeld de ‘belofte’ die aan de stakeholders wordt gedaan en de waarde die het event voor de stakeholders biedt.

Design: na deze analyse van de stakeholders (Change) en afbakening van de grenzen van het event (Frame), kan het design van het event beginnen. Bestaande uit beleving én kennis; wat je zou moeten ervaren op het event, en hoe dat aanvoelt dus!

Het effect van dit proces is voor mij dat je met je team eerst alles grondig in kaart brengt, en alle aspecten van het event op een gestructureerde manier bespreekt. Hierdoor weet je zeker dat je later, als het echte design begint, niets vergeten bent. Het geeft een solide basis en draagvlak en biedt een grondig praatstuk in het team, om te komen tot een event dat echt resultaten oplevert.

Kiezen welke stakeholders er echt toe doen

Een sterk element van de methode vind ik dat je een keuze moet maken wie je stakeholders zijn. Het boek geeft goede uitleg hoe je dit keuzeproces kunt insteken. Per stakeholder maak je een canvas. Daarmee wordt de veelgemaakte fout dat het event voor ‘iedereen’ is en dus in het grijze midden eindigt, voorkomen.

Verkoop je design aan je opdrachtgever

Nadat de stakeholders in kaart zijn gebracht, worden de canvassen geconsolideerd tot een Event Canvas. Daarna worden er in de design fase door het team meerdere prototypen gemaakt en getoetst op de gewenste gedragsverandering van de geselecteerde belanghebbenden. Als je dit combineert met goed inzicht in de wensen en behoeften van jouw opdrachtgever, weet je welk prototype je bij hem of haar moet presenteren. Zo creëer je de ‘wow’ reactie en daarmee de ‘go’ voor jouw design. Deze wezenlijke stap ; het proces om jouw ontwerp ook daadwerkelijk ‘verkocht’ te krijgen bij je opdrachtgever wordt erg goed omschreven in het boek. Zelfs met een leerzame opsomming van ‘veelgemaakte fouten en succesfactoren’.

Conclusie

Het is een boek dat vlot leest en mede door de uiteenlopende en uitgebreid beschreven cases, praktisch toepasbare inhoud biedt. Wel miste ik de visie van de schrijvers op het ‘hart’ van het canvas: het daadwerkelijke design. Dit komt ook in de cases slechts summier aan de orde.

Overall een ‘must-read’ voor ambitieuze event organisatoren. En zeker een aanzet en basis om echt met het canvas aan de slag te gaan. Want ook hier geldt: oefening baart kunst, dus aan de slag ermee: ‘Improve our world, one event at a time!’

Titel: Event design handbook (Engels)

Auteurs: Roel Frissen, Ruud Janssen, Dennis Luijer

Uitgever: BIS Publishers BV

Jaar: 2016

Nummer: 9789063694340

Mediatype: Boek, 192 bladzijdes

Prijs: € 29,90

Bestellen: via Managementboek (aff.)

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *