Het beste voornemen is: investeer in jezelf! januari 2019

2018 was voor mij een jaar van verandering. In januari trad ik toe tot het Event Design Collective en daarmee startte een inspirerende tocht langs event design sessies, #EventCanvas trainingen organiseren en geven.

En leren, veel bijleren, heerlijk!

Lees hier verder.

 

Veranderen doet een beetje pijn….april 2018

Lees hier onze 9+ Tips, editie april 2018 over wat een goede Stakeholders analyse kan doen voor je event, onze social media top 5 en de komende #EventCanvas Level 1 training.

 

Delegaties in internationale conferentie

Doel: help bij projectmanagement van dit tweedaagse internationale congres en begeleidt de sprekers en delegaties.

Het ‘Limburg Unlimited’ event was gericht op het neerzetten van Limburg als aantrekkelijke vestigingsregio. Onderdeel ervan was een internationaal congres waar wij als projectmanager en sprekersbegeleider optraden. (http://limburg-unlimited.com/)

Om de rode draad in het programma zo sterk mogelijk te maken, organiseerden wij telefonische voorvergaderingen met sprekers, stelden briefings op en gaven feedback aan de sprekers, naar aanleiding van hun concept presentaties. Met de dagvoorzitter hebben wij een gedetailleerd podium draaiboek voorzien van alle inhoudelijke insteken en dagdraaiboek uitvoerig doorgesproken. Hierdoor was het voor de deelnemers een inhoudelijk sterk congres waar sprekers actief aan de ’tand’ gevoeld werden door de dagvoorzitter en interactie uit de zaal goed op gang kwam.

Daarnaast waren er de internationale delegaties o.a. uit China. Een zorgvuldige begeleiding en continue afstemming van last-minute wijzigingen, maakte dat er ondanks de taalbarrière, een goede presentatie én vertaling mogelijk was. De delegatie was tevreden en voelde zich zeer gewaardeerd. De deelnemers konden naast het verhaal ook in gesprek gaan met deze delegatie, wat voor hen weer zeer uniek en waardevol was.

Live communicatie naar een strategisch niveau, maart 2018

Met CommGres zijn we dagelijks bezig om evenementen en bijeenkomsten in de context van de totale communicatie strategie te plaatsen. Als lid van dé communicatie club van Nederland, Logeion, hebben wij daarom het initiatief genomen om een werkgroep Live Communicatie te starten.

Live communicatie is de meest krachtige vorm van communiceren. Waarom wordt er dan zo weinig tijd vrijgemaakt voor het uitdenken van een strategie ervoor? Regelmatig wordt het er ‘even’ bij gedaan. En is het een ‘operationele klus’ waarvan je niet kunt meten of het bijdraagt aan de organisatiestrategie. Lees hier meer.

 

Het DNA van jouw organisatie in al je evenementen? feb 2018

Verslag van training EventCanvas

Live communicatie is de meest krachtige vorm van communiceren, en vaak de meest intensieve, zowel in tijd, budget als bewerkelijkheid. Dus wanneer dit instrument wordt ingezet, geeft dat steeds veel ‘reuring’.

De training EventCanvas speelt hier op in. In deze column meer over deze strategische template om nieuwe event concepten te ontwikkelen. Of ga naar de vlog van Lars Sørensen.

Design Thinking is de basis
Het canvas is gebaseerd op Design Thinking, legt trainer Roel Frissen uit. Deze manier van denken omvat 4 fasen om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen:
1 research
2 verschillende opties uitdenken
3 deze toetsen bij de doelgroep
4 uitwerken tot een definitief design

Het is een proces van uitproberen, schaven, bijstellen om uiteindelijk tot een passend design te komen. Tijdens het hele traject staat de gebruiker / deelnemer centraal.

Wat voegen events toe
Het resultaat van het werken met het canvas is dat je samen met je team op een meer strategische manier naar events kunt kijken. Wat voegen ze toe aan de doelen van je organisatie, ook op lange termijn?

Kruip in de huid van je deelnemer
Na de uitleg van Roel, worden de ‘mouwen opgestroopt’. De groep gaat aan de slag met een praktijkcase van biermerk Sol. Na een stakeholders analyse, worden 2 doelgroepen uitgewerkt. Met het invullen van de Emphaty map, kruipen de deelnemers echt in de huid van de doelgroep. Hiermee is de start gemaakt van het invullen van het canvas.

Het canvas bevat drie lagen:
Change: wat is voor en na het event de houding van de deelnemer en wat is er veranderd?
Frame: wat zijn de randvoorwaarden waar rekening mee gehouden moet worden bij het ontwikkelen van een concept
Design: wat moeten de deelnemers beleven en leren om te zorgen dat de verandering gaat plaatsvinden?

Na flink doorwerken, zijn er twee concepten uitgewerkt. De volgende stap zou zijn om dit voor te leggen aan de opdrachtgever. Om daarna het gekozen concept met je team uit te werken.

Deelnemer Lars Sørensen geeft in deze vlog een inkijkje én Post-It tip……….

 

Klanten, vragen, budget, planning, programma, meeting design

Dit willen onze klanten altijd als eerste weten, dec 2017

Regelmatig voeren we mooie kennismakingsgesprekken. De meest gestelde vragen die wij horen zijn:

  • Ben ik nog op tijd, kan ik mijn congres nog voor de zomer organiseren?
  • Hoe stel ik een programma op dat mijn deelnemers echt waardevol vinden?
  • Waar moet ik aan denken, wat kost dat nou een congres?

1 Ben ik nog op tijd om te beginnen?

Hoeveel tijd is er nodig voor een goede voorbereiding van een congres? Dat hangt van veel af, o.a.:

  • internationaal of nationaal => hoe meer reistijd, hoe groter de beslissing voor deelnemers,hoe verder tevoren bekendmaken
  • gratis of betaald => soms is er tijd nodig om budget toestemming te krijgen, is de beslissing ‘groter’

congresplanning, tijdspad

Tijdspad

Klik hierboven op ´tijdspad´. Dit is een voorbeeld van een betaald, eendaags, nationaal congres. Wilt u sparren over de vraag wanneer het uw beste moment is om te beginnen, neem gerust contact op info@commgres.com .

2 Hoe stel ik een waardevol programma op?

eventcanvas, meetingdesign

Train jezelf in het gebruiken van de EventCanvas

meeting design, pinterest, meetingdesign, eventcanvas

Op ons Pinterest bord staan >100 programma ontwerp tips.

3 Wat kost een congres?

De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie

Lees hier meer.

 

Landgoed Kraaybeekerhof

Interactie op jouw congres, nov 2017

Meer interactie…. Wie wil dat nou niet op zijn of haar congres? De mannen van Dagvoorzitter.nl zijn hier dagelijks mee bezig. Dé trainers om een workshop hierover te geven, had ik me bedacht. Want wij zijn dagelijks bezig met event design en leren graag ‘door’.

Workshop Interaction Design
De deelnemers waren moderatoren, dagvoorzitters, bureau eigenaren. Een behoorlijk ervaren groep in de event wereld dus. Bij iedereen was het centrale dilemma: ‘Hoe krijg ik mijn opdrachtgever zover om het concept te veranderen met mijn ideeën’.

Het doel van de workshop was om binnen de kaders die de opdrachtgever aangeeft, toch te starten met veranderen. Waardoor meer interactie ontstaat. En het concept in een paar stappen, dynamischer wordt. Liever een paar kleine stappen dan helemaal geen beweging, is de gedachte.

De hele dag werd veel waardevolle kennis gedeeld, zeker ook door de deelnemers. Alle onderwerpen die beloofd waren, zijn behandeld.

Top tips die ik heb meegenomen:

  • Zorg vanaf het begin, zelfs voordat het programma begint, dat je deelnemers in gesprek met elkaar gaan. Wij moesten elkaar interviewen en de bijnaam van de ander op de badge noteren bijvoorbeeld. Ook kun je een andere opdracht meegeven en met koffiebuffetten achterin de plenaire zaal, de deelnemers al in de grote zaal, aan ‘het werk’ zetten. Hiermee is dan direct de sfeer gezet: we gaan het vandaag met elkaar doen.
  • Zoek naar andere manieren van informatie overdracht; haal vragen op in de zaal, noteer die op het grote scherm en laat een deskundige (die je anders ‘spreker’ zou noemen) deze beantwoorden
  • Een panel is vaak het ‘vangnet’ van sprekers die je nog in het programma wil opnemen. Daarmee is het vaak ‘minder sprankelend’. Toch kan het dat wel zijn:

1 bepaal het doel van je panel

2 zoek de geschikte panelleden erbij (3 of maximaal 4)

3 maak duidelijk dat de moderator geen mening heeft maar degene is die de centrale vraag onderzoekt, deel het doel van het panel met de zaal

4 de panelleden moeten vanuit diverse invalshoeken, elkaar aanvullen, op elkaar reageren

5 als panelleden elkaar gevonden hebben, kun je de zaal erbij betrekken

Aanrader voor ervaren event professionals
Kortom: Jan-Jaap en Hans hebben mijn verwachting waargemaakt. Als je een workshop zoekt die dieper gaat, waar je over interactie uitdenken veel tips en praktische aanvullingen op je kennis krijgt, én je zelf gaat ervaren, dan is dit een aanrader! En wat een mooie locatie: Landgoed Kraaybeekerhof.

Plenaire podium Toetscongres VO

Deelnemersregistratie Toetscongres VO

Doel: ondersteun met deelnemersregistratie om zo weer een inspirerend en uitverkocht congres te behalen.

Voor het tweede jaar op rij, mochten wij Bureau ICE, specialist in toetsen in het onderwijs ondersteunen. Deze editie hebben wij de deelnemersregistratie weer op ons genomen. En actief meegedacht en advies gegeven. Door nauwkeurig de aanmeldingen per sessie te monitoren, hebben we het programma steeds nauwer aan laten sluiten bij de deelnemers. De populaire sessies werden na overleg met de sprekers, meerdere malen aangeboden.

Op de dag zelf heeft ons hostess team ondersteund o.a. met de bemensing van de onsite balie, betalingen en sprekersondersteuning. De contacten die er in het voortraject waren met deelnemers die vragen hadden over hun deelnemersregistratie, werden hierdoor herkent en persoonlijk te woord gestaan.

En ook dit jaar was het congres met meer dan 500 deelnemers uitverkocht!

 

speaker, Joel Bisina of LITE Africa

Projectmanagement Extractive Resources Conference

Doel: ondersteun met projectmanagement bij dit internationale congres

Deze conferentie vormde de eerste dag van vele bijeenkomsten voor de doelgroep. Onze opdrachtgever, het ministerie van Buitenlandse Zaken, was in het voortraject zelf deels afwezig. Het geval was, dat er meerdere aanspreekpunten ontstonden.

projectmanagement
Resultaat
Onze strakke aansturing van het projectmanagement, zorgde ervoor dat de uitnodigingen tijdig werden verzonden. Hierdoor verliep de registratie van de internationale deelnemers soepel.

Congresdag
Op de dag zelf hebben wij samen met de locatie (aanrader: Hampshire Babylon Den Haag) en onze opdrachtgever een succesvol congres neergezet. Wat daarbij positief opviel was de alertheid en professionaliteit van de dutymanager van het hotel. Mede door hem, konden we snel schakelen en de zaalindeling flexibel aanpassen.

Klik hier voor de website: www.extractiveresourcesconference.com/

projectmanagement

Meeting Design

Meeting design: 3 voordelen van de 1% regel

Meeting Design

Doorloop het Event Canvas met je project team en kom tot een gedegen event concept.

Geregeld spreken wij  onze opdrachtgevers die graag hun event concept aanscherpen. Echter blijkt het  lastig te zijn, om intern een sessie met een team van 4-5 collega’s hier aan te besteden. Hieronder drie invalshoeken waarmee je je collega’s overtuigt om dit juist wél te doen.

1. Geen tijd
Stel je hebt een congres voor 200 deelnemers, dat 8 uur duurt, met reistijd komt dit neer op 10 uur per deelnemer. De totale tijdsinvestering van je deelnemers is daarmee 10 x 200 = 2.000 uur. Zou het dan fair zijn, als je 1% van die tijd investeert in het ontwikkelen van een concept, dat aansluit bij de behoeften van je deelnemers? Dat is dan 20 uur. Verdeeld over 5 collega, zou een dagdeel besteden aan meeting design, bijvoorbeeld met de #EventCanvas methode, zeker resultaat moeten geven.

2. Intern draagvlak
Doordat je de tijd krijgt om met meerdere collega’s aan het concept te werken, ontstaat er draagvlak bij dat hele team. Zij hebben namelijk allemaal meegedacht! Hierdoor staat het concept steviger; je kunt het onderbouwen, er wordt niet ‘halverwege’ nog aan gesleuteld. Een helder concept waar duidelijke keuzes zijn gemaakt, blijkt steeds weer, het meest succesvol. Dit in tegenstelling tot vele concepten waar compromissen de boventoon voeren.

3. Een grondige analyse van de stakeholders van je event, zorgt dat het concept aansluit bij de doelen van je organisatie en  dat het niet een ‘losse flodder’ is.

Meer leren over de #EventCanvas methode die handvatten biedt?
Kom 19 februari 2018 naar de EventCanvas Training in het Spant in Bussum.