Berichten

Delegaties in internationale conferentie

Doel: help bij projectmanagement van dit tweedaagse internationale congres en begeleidt de sprekers en delegaties.

Het ‘Limburg Unlimited’ event was gericht op het neerzetten van Limburg als aantrekkelijke vestigingsregio. Onderdeel ervan was een internationaal congres waar wij als projectmanager en sprekersbegeleider optraden. (http://limburg-unlimited.com/)

Om de rode draad in het programma zo sterk mogelijk te maken, organiseerden wij telefonische voorvergaderingen met sprekers, stelden briefings op en gaven feedback aan de sprekers, naar aanleiding van hun concept presentaties. Met de dagvoorzitter hebben wij een gedetailleerd podium draaiboek voorzien van alle inhoudelijke insteken en dagdraaiboek uitvoerig doorgesproken. Hierdoor was het voor de deelnemers een inhoudelijk sterk congres waar sprekers actief aan de ‘tand’ gevoeld werden door de dagvoorzitter en interactie uit de zaal goed op gang kwam.

Daarnaast waren er de internationale delegaties o.a. uit China. Een zorgvuldige begeleiding en continue afstemming van last-minute wijzigingen, maakte dat er ondanks de taalbarrière, een goede presentatie én vertaling mogelijk was. De delegatie was tevreden en voelde zich zeer gewaardeerd. De deelnemers konden naast het verhaal ook in gesprek gaan met deze delegatie, wat voor hen weer zeer uniek en waardevol was.

Landgoed Kraaybeekerhof

Interactie op jouw congres, nov 2017

Meer interactie…. Wie wil dat nou niet op zijn of haar congres? De mannen van Dagvoorzitter.nl zijn hier dagelijks mee bezig. Dé trainers om een workshop hierover te geven, had ik me bedacht. Want wij zijn dagelijks bezig met event design en leren graag ‘door’.

Workshop Interaction Design
De deelnemers waren moderatoren, dagvoorzitters, bureau eigenaren. Een behoorlijk ervaren groep in de event wereld dus. Bij iedereen was het centrale dilemma: ‘Hoe krijg ik mijn opdrachtgever zover om het concept te veranderen met mijn ideeën’.

Het doel van de workshop was om binnen de kaders die de opdrachtgever aangeeft, toch te starten met veranderen. Waardoor meer interactie ontstaat. En het concept in een paar stappen, dynamischer wordt. Liever een paar kleine stappen dan helemaal geen beweging, is de gedachte.

De hele dag werd veel waardevolle kennis gedeeld, zeker ook door de deelnemers. Alle onderwerpen die beloofd waren, zijn behandeld.

Top tips die ik heb meegenomen:

  • Zorg vanaf het begin, zelfs voordat het programma begint, dat je deelnemers in gesprek met elkaar gaan. Wij moesten elkaar interviewen en de bijnaam van de ander op de badge noteren bijvoorbeeld. Ook kun je een andere opdracht meegeven en met koffiebuffetten achterin de plenaire zaal, de deelnemers al in de grote zaal, aan ‘het werk’ zetten. Hiermee is dan direct de sfeer gezet: we gaan het vandaag met elkaar doen.
  • Zoek naar andere manieren van informatie overdracht; haal vragen op in de zaal, noteer die op het grote scherm en laat een deskundige (die je anders ‘spreker’ zou noemen) deze beantwoorden
  • Een panel is vaak het ‘vangnet’ van sprekers die je nog in het programma wil opnemen. Daarmee is het vaak ‘minder sprankelend’. Toch kan het dat wel zijn:

1 bepaal het doel van je panel

2 zoek de geschikte panelleden erbij (3 of maximaal 4)

3 maak duidelijk dat de moderator geen mening heeft maar degene is die de centrale vraag onderzoekt, deel het doel van het panel met de zaal

4 de panelleden moeten vanuit diverse invalshoeken, elkaar aanvullen, op elkaar reageren

5 als panelleden elkaar gevonden hebben, kun je de zaal erbij betrekken

Aanrader voor ervaren event professionals
Kortom: Jan-Jaap en Hans hebben mijn verwachting waargemaakt. Als je een workshop zoekt die dieper gaat, waar je over interactie uitdenken veel tips en praktische aanvullingen op je kennis krijgt, én je zelf gaat ervaren, dan is dit een aanrader! En wat een mooie locatie: Landgoed Kraaybeekerhof.

Topvrouw van het jaar 2016

Topvrouw van het Jaar 2016

Doel: bedenk een concept waardoor de deelnemers niet de hele avond naast dezelfde persoon zitten. En er meer dynamiek en mogelijkheden om te netwerken ontstaan.

Bestaande opzet
De jaarlijkse verkiezing van Topvrouw van het jaar heeft als doel een platform te creëren waarop vrouwelijke directieleden van Nederlandse bedrijven en organisaties aandacht krijgen, zichtbaar zijn en zo een functie als rolmodel vervullen. Netwerken is een cruciaal onderdeel van het event. Vaste programmaonderdelen gedurende het zittend diner zijn twee verkiezingen en een spreker.

Concept
In nauwe samenwerking met cateraar ‘De Borrelfabriek’, hebben wij gekozen voor een inrichting met zowel hoge als lage tafels. De tafels waren voor zes personen. De kleinere afstand tussen de gasten zorgde ervoor dat zij elkaar beter konden verstaan. En met de hele tafel konden praten. In tegenstelling tot de 8-10 persoons tafels waar alleen je linker- en rechter buurman of buurvrouw je gesprek kan volgen. Iedere gast heeft hierdoor meer contacten opgedaan.

Daarnaast was er de ontvangst door de sponsors. Aan statafels heetten zij hun gasten welkom en dronken samen een glas bubbels. Bij aanvang van het diner konden de gasten naast een andere gast plaatsnemen, net als bij de wissels gedurende de avond. Iedere deelnemer zat daardoor naast minimaal drie verschillende gasten. En niet alleen aan de tafel van zijn of haar gastheer of -dame.

“Het nieuwe concept werkte fantastisch, dit is wat wij willen: een geweldige entourage en veel gelegenheid tot netwerken, een topavond!” Truus de Rooij, voorzitter Topvrouw van het Jaar.