Verslag van training EventCanvas

Live communicatie is de meest krachtige vorm van communiceren, en vaak de meest intensieve, zowel in tijd, budget als bewerkelijkheid. Dus wanneer dit instrument wordt ingezet, geeft dat steeds veel ‘reuring’.

De training EventCanvas speelt hier op in. In deze column meer over deze strategische template om nieuwe event concepten te ontwikkelen. Of ga naar de vlog van Lars Sørensen.

Design Thinking is de basis
Het canvas is gebaseerd op Design Thinking, legt trainer Roel Frissen uit. Deze manier van denken omvat 4 fasen om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen:
1 research
2 verschillende opties uitdenken
3 deze toetsen bij de doelgroep
4 uitwerken tot een definitief design

Het is een proces van uitproberen, schaven, bijstellen om uiteindelijk tot een passend design te komen. Tijdens het hele traject staat de gebruiker / deelnemer centraal.

Wat voegen events toe
Het resultaat van het werken met het canvas is dat je samen met je team op een meer strategische manier naar events kunt kijken. Wat voegen ze toe aan de doelen van je organisatie, ook op lange termijn?

Kruip in de huid van je deelnemer
Na de uitleg van Roel, worden de ‘mouwen opgestroopt’. De groep gaat aan de slag met een praktijkcase van biermerk Sol. Na een stakeholders analyse, worden 2 doelgroepen uitgewerkt. Met het invullen van de Emphaty map, kruipen de deelnemers echt in de huid van de doelgroep. Hiermee is de start gemaakt van het invullen van het canvas.

Het canvas bevat drie lagen:
Change: wat is voor en na het event de houding van de deelnemer en wat is er veranderd?
Frame: wat zijn de randvoorwaarden waar rekening mee gehouden moet worden bij het ontwikkelen van een concept
Design: wat moeten de deelnemers beleven en leren om te zorgen dat de verandering gaat plaatsvinden?

Na flink doorwerken, zijn er twee concepten uitgewerkt. De volgende stap zou zijn om dit voor te leggen aan de opdrachtgever. Om daarna het gekozen concept met je team uit te werken.

Deelnemer Lars Sørensen geeft in deze vlog een inkijkje én Post-It tip……….

Doorloop het Event Canvas met je project team en kom tot een gedegen event concept.

Geregeld spreken wij  onze opdrachtgevers die graag hun event concept aanscherpen. Echter blijkt het  lastig te zijn, om intern een sessie met een team van 4-5 collega’s hier aan te besteden. Hieronder drie invalshoeken waarmee je je collega’s overtuigt om dit juist wél te doen.

1. Geen tijd
Stel je hebt een congres voor 200 deelnemers, dat 8 uur duurt, met reistijd komt dit neer op 10 uur per deelnemer. De totale tijdsinvestering van je deelnemers is daarmee 10 x 200 = 2.000 uur. Zou het dan fair zijn, als je 1% van die tijd investeert in het ontwikkelen van een concept, dat aansluit bij de behoeften van je deelnemers? Dat is dan 20 uur. Verdeeld over 5 collega, zou een dagdeel besteden aan meeting design, bijvoorbeeld met de #EventCanvas methode, zeker resultaat moeten geven.

2. Intern draagvlak
Doordat je de tijd krijgt om met meerdere collega’s aan het concept te werken, ontstaat er draagvlak bij dat hele team. Zij hebben namelijk allemaal meegedacht! Hierdoor staat het concept steviger; je kunt het onderbouwen, er wordt niet ‘halverwege’ nog aan gesleuteld. Een helder concept waar duidelijke keuzes zijn gemaakt, blijkt steeds weer, het meest succesvol. Dit in tegenstelling tot vele concepten waar compromissen de boventoon voeren.

3. Een grondige analyse van de stakeholders van je event, zorgt dat het concept aansluit bij de doelen van je organisatie en  dat het niet een ‘losse flodder’ is.

Meer leren over de #EventCanvas methode die handvatten biedt?
Kom 19 februari 2018 naar de EventCanvas Training in het Spant in Bussum.