Berichten

Klanten, vragen, budget, planning, programma, meeting design

Dit willen onze klanten altijd als eerste weten, dec 2017

Regelmatig voeren we mooie kennismakingsgesprekken. De meest gestelde vragen die wij horen zijn:

  • Ben ik nog op tijd, kan ik mijn congres nog voor de zomer organiseren?
  • Hoe stel ik een programma op dat mijn deelnemers echt waardevol vinden?
  • Waar moet ik aan denken, wat kost dat nou een congres?

1 Ben ik nog op tijd om te beginnen?

Hoeveel tijd is er nodig voor een goede voorbereiding van een congres? Dat hangt van veel af, o.a.:

  • internationaal of nationaal => hoe meer reistijd, hoe groter de beslissing voor deelnemers,hoe verder tevoren bekendmaken
  • gratis of betaald => soms is er tijd nodig om budget toestemming te krijgen, is de beslissing ‘groter’

congresplanning, tijdspad

Tijdspad

Klik hierboven op ´tijdspad´. Dit is een voorbeeld van een betaald, eendaags, nationaal congres. Wilt u sparren over de vraag wanneer het uw beste moment is om te beginnen, neem gerust contact op info@commgres.com .

2 Hoe stel ik een waardevol programma op?

eventcanvas, meetingdesign

Train jezelf in het gebruiken van de EventCanvas

meeting design, pinterest, meetingdesign, eventcanvas

Op ons Pinterest bord staan >100 programma ontwerp tips.

3 Wat kost een congres?

De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie

Lees hier meer.

 

Plenaire podium Toetscongres VO

Deelnemersregistratie Toetscongres VO

Doel: ondersteun met deelnemersregistratie om zo weer een inspirerend en uitverkocht congres te behalen.

Voor het tweede jaar op rij, mochten wij Bureau ICE, specialist in toetsen in het onderwijs ondersteunen. Deze editie hebben wij de deelnemersregistratie weer op ons genomen. En actief meegedacht en advies gegeven. Door nauwkeurig de aanmeldingen per sessie te monitoren, hebben we het programma steeds nauwer aan laten sluiten bij de deelnemers. De populaire sessies werden na overleg met de sprekers, meerdere malen aangeboden.

Op de dag zelf heeft ons hostess team ondersteund o.a. met de bemensing van de onsite balie, betalingen en sprekersondersteuning. De contacten die er in het voortraject waren met deelnemers die vragen hadden over hun deelnemersregistratie, werden hierdoor herkent en persoonlijk te woord gestaan.

En ook dit jaar was het congres met meer dan 500 deelnemers uitverkocht!

 

speaker, Joel Bisina of LITE Africa

Projectmanagement Extractive Resources Conference

Doel: ondersteun met projectmanagement bij dit internationale congres

Deze conferentie vormde de eerste dag van vele bijeenkomsten voor de doelgroep. Onze opdrachtgever, het ministerie van Buitenlandse Zaken, was in het voortraject zelf deels afwezig. Het geval was, dat er meerdere aanspreekpunten ontstonden.

projectmanagement
Resultaat
Onze strakke aansturing van het projectmanagement, zorgde ervoor dat de uitnodigingen tijdig werden verzonden. Hierdoor verliep de registratie van de internationale deelnemers soepel.

Congresdag
Op de dag zelf hebben wij samen met de locatie (aanrader: Hampshire Babylon Den Haag) en onze opdrachtgever een succesvol congres neergezet. Wat daarbij positief opviel was de alertheid en professionaliteit van de dutymanager van het hotel. Mede door hem, konden we snel schakelen en de zaalindeling flexibel aanpassen.

Klik hier voor de website: www.extractiveresourcesconference.com/

projectmanagement

budget, kosten

Wat kost een congres? september 2016

De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie

Het verloop van een congres, vraagt om financiële draagkracht. Omdat veel vaste kosten (deels) in het begin van het project ontstaan, terwijl de inkomsten pas later komen.
De vaste kosten zijn: sprekers en programma opzetten – inkoop van de locatie: zaalhuur, techniek, aankleding – deelnemerswerving: opzetten website, mailingen
De variabele kosten zijn: catering – social media campagne, advertenties – deelnemersregistratie

Projectmanagement
Het projectmanagement is soms een ‘ongrijpbaar’ onderdeel als dit intern wordt opgepakt. De uren die u of uw collega hierin steekt, zijn vaak ‘part of the job’ en niet te kwantificeren. Dit is bij uitbesteding wel het geval. Goed projectmanagement maakt of breekt het succes van een congres, dus dit vormt daarmee het ‘hart’ van uw congres én budget. Het is mensenwerk!

Break-even punt bepaalt risico
Ons advies is om nauwkeurig het ‘break even’ punt te berekenen. Reken uit hoeveel betalende deelnemers nodig zijn, om de kosten te dekken. Dit geeft een goede indicatie van het risico dat u neemt.

Investering of kosten
Tenslotte: wat kost een congres? Wat kost een auto? Het is van zoveel factoren afhankelijk. Om een idee te geven: voor € 50.000,- exclusief btw, is een eendaags congres voor 200 deelnemers inclusief locatie, catering, sprekers en projectmanagement bij ons mogelijk. En bekijk het als een investering, zoals u dat ook bij andere communicatiemiddelen doet, dan voelt het al heel anders.