Berichten

Klanten, vragen, budget, planning, programma, meeting design

Dit willen onze klanten altijd als eerste weten, dec 2017

Regelmatig voeren we mooie kennismakingsgesprekken. De meest gestelde vragen die wij horen zijn:

  • Ben ik nog op tijd, kan ik mijn congres nog voor de zomer organiseren?
  • Hoe stel ik een programma op dat mijn deelnemers echt waardevol vinden?
  • Waar moet ik aan denken, wat kost dat nou een congres?

1 Ben ik nog op tijd om te beginnen?

Hoeveel tijd is er nodig voor een goede voorbereiding van een congres? Dat hangt van veel af, o.a.:

  • internationaal of nationaal => hoe meer reistijd, hoe groter de beslissing voor deelnemers,hoe verder tevoren bekendmaken
  • gratis of betaald => soms is er tijd nodig om budget toestemming te krijgen, is de beslissing ‘groter’

congresplanning, tijdspad

Tijdspad

Klik hierboven op ´tijdspad´. Dit is een voorbeeld van een betaald, eendaags, nationaal congres. Wilt u sparren over de vraag wanneer het uw beste moment is om te beginnen, neem gerust contact op info@commgres.com .

2 Hoe stel ik een waardevol programma op?

eventcanvas, meetingdesign

Train jezelf in het gebruiken van de EventCanvas

meeting design, pinterest, meetingdesign, eventcanvas

Op ons Pinterest bord staan >100 programma ontwerp tips.

3 Wat kost een congres?

De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie

Lees hier meer.

 

Budget vriendelijke locatie in Amsterdam

Event budget tips van Topvrouw van het jaar

Op 28 september 2017 hebben wij de verkiezing Topvrouw van het jaar 2017 georganiseerd, in de Hallen Studio’s, Amsterdam. Een stijlvol, feestelijk event met beperkt budget. Tijdens deze avond werden de 3 finalisten in het zonnetje gezet en werd de grote winnaar Ingrid de Graaf verkozen tot Topvrouw van het jaar. Wij waren trots om hiervoor de 5e keer aan bij te mogen dragen. Hieronder tips die wij graag delen:

Fractieleider GroenLinks, Jesse Klaver, keynote spreker op de foto met de 21 Young Talent kandidaten.

Tip 1. Hoge ruimtes, creatieve decoratie
Als tijdens je event een hoge, industriële locatie gebruikt, dan vraagt dit om extra aandacht voor de aankleding. Tijdens het Topvrouw event gebruikte we helium ballonnen voor de tafelnummering en belichting in de huisstijl (zie afbeelding). Deze aanpak is budgetvriendelijk en gaf de feestelijke en warme sfeer die gevraagd werd.

Tip 2. Bundel content in een video
Heb je een kort programma, maar wel veel te vertellen? Een oplossing is om tevoren een korte film (op 1:00 minuut) te maken en dit tijdens het event te tonen. Zo komen alle belangrijke spelers aan ‘het woord’ op een zorgvuldige wijze. En is er geen risico op uitloop..

Ingrid de Graaf, Directievoorzitter particulier/ Lid Directie Aegon Nederland, benoemd tot Topvrouw van het jaar 2017 (links met beeld) en Disa Jironet Loewe, Officier van Justitie in opleiding bij het Openbaar Ministerie, winnaar Young Talent Award (rechts met beeld)

Tip 3. Creatieve persoonlijke aandacht
Om de finalisten goed in het zonnetje te zetten, kozen we voor cabaretière Sophie van Hoytema. Zij heeft een lied geschreven en alle 3 de topvrouw finalisten toe gezongen. Deze creatieve aandacht voor alle 3 de finalisten zorgt voor een verhoging van de waarde van finalist zijn. Niet alleen de winnaar krijgt aandacht.

Tenslotte heeft de Topvrouw van het jaar 2017 het NOS journaal gehaald.  Klik hier.(vanaf 03:48 minuut). Dit heeft een ongekende media waarde. Hier waren wij erg blij mee, omdat deze free publicity geen claim legde op ons budget.

budget, kosten

Wat kost een congres? september 2016

De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie

Het verloop van een congres, vraagt om financiële draagkracht. Omdat veel vaste kosten (deels) in het begin van het project ontstaan, terwijl de inkomsten pas later komen.
De vaste kosten zijn: sprekers en programma opzetten – inkoop van de locatie: zaalhuur, techniek, aankleding – deelnemerswerving: opzetten website, mailingen
De variabele kosten zijn: catering – social media campagne, advertenties – deelnemersregistratie

Projectmanagement
Het projectmanagement is soms een ‘ongrijpbaar’ onderdeel als dit intern wordt opgepakt. De uren die u of uw collega hierin steekt, zijn vaak ‘part of the job’ en niet te kwantificeren. Dit is bij uitbesteding wel het geval. Goed projectmanagement maakt of breekt het succes van een congres, dus dit vormt daarmee het ‘hart’ van uw congres én budget. Het is mensenwerk!

Break-even punt bepaalt risico
Ons advies is om nauwkeurig het ‘break even’ punt te berekenen. Reken uit hoeveel betalende deelnemers nodig zijn, om de kosten te dekken. Dit geeft een goede indicatie van het risico dat u neemt.

Investering of kosten
Tenslotte: wat kost een congres? Wat kost een auto? Het is van zoveel factoren afhankelijk. Om een idee te geven: voor € 50.000,- exclusief btw, is een eendaags congres voor 200 deelnemers inclusief locatie, catering, sprekers en projectmanagement bij ons mogelijk. En bekijk het als een investering, zoals u dat ook bij andere communicatiemiddelen doet, dan voelt het al heel anders.