Informatie overdragen, flip the classroom, december 2016

Zoals bekend zijn er drie redenen waarom mensen een congres bezoeken: informatie, inspiratie en netwerken.

In deze blog legt Marga Groot Zwaaftink van CommGres uit hoe je optimaal munt kunt slaan uit de derde reden voor een congresbezoek: informatie overdracht.

flipped classroom150

‘Informatie overdracht is de meest rationele reden om een congres te bezoeken. Dat maakt het iets gemakkelijker om vuistregels te geven om maximaal profijt te halen uit dit onderdeel van een congresbezoek,’ begint Marga Groot Zwaaftink. ‘Voor de congresdeelnemer geldt dat hij of zij zich vooraf heel goed dient af te vragen welke informatie hij denkt te vergaren. Daarnaast zou de tweede vraag van een potentiële congresdeelnemer dienen te zijn: hoe gaat hij of zij deze informatie delen of verspreiden in zijn bedrijf? Per slot van rekening is hij een vooruitgeschoven pion van zijn organisatie. Hier ligt natuurlijk ook een rol voor de leidinggevende van het bedrijf, die de medewerker toestemming geeft om een congres te bezoeken. Ook voor de leidinggevende geldt dat hij of zij vooraf scherp voor ogen dient te hebben welke informatie zijn medewerker kan vergaren op het congres en hoe die informatie effectief binnen de organisatie door gecommuniceerd wordt.’

Flipping the classroom

Niet alleen de congresdeelnemer, ook de organisator heeft natuurlijk een verantwoordelijkheid. Marga Groot Zwaaftink: ‘Bij een congres maken honderden mensen een aantal uren tijd vrij om informatie te vergaren. Dat legt een verantwoordelijkheid bij de congresorganisator. Die dient een format te ontwerpen waarin de persoonlijke uitleg van een spreker waarde toevoegt aan informatie die bezoekers kunnen vergaren via white papers, blogs, nieuwsbrieven, enzovoort. Een effectief format kan zijn: de methode van ‘flipping the classroom’, oftewel de ‘omgedraaide klas’.
Het concept Flipping the classroom komt uit de onderwijswereld. Geef de congresdeelnemers in het voortraject huiswerk, door hen een filmpje, een podcast of een white paper te sturen. De deelnemers kunnen de voorinformatie in hun eigen tijd en tempo tot zich nemen, zodat iedereen goed voorbereid naar het congres gaat. Daar kan vervolgens gespard worden over de informatie en men kan de diepte in. Bijkomend voordeel is dat het kennisniveau van de deelnemers redelijk gelijk ligt.’

Weg met de ‘grote gemene deler’

Dat kennisniveau is meteen een ander aandachtspunt voor congresorganisatoren. Marga Groot Zwaaftink: ‘De verleiding is vaak groot om bij congressen de ‘grote gemene deler’ als uitgangspunt te nemen. Dat heeft als nadeel dat de inhoud minder interessant is voor beginners en doorgewinterde professionals. Mijn advies: houd bij de opbouw van het programma zoveel mogelijk rekening met het kennisniveau. Ga niet te snel op de ‘gulden middenweg’ zitten, maar maak aparte blokken voor beginners en aparte sessies over specifieke, diepgaande materie voor de ervaren professionals.’

Zet tekstschrijvers in voor de after sales

Goede informatie overdracht op een goed congres, betekent ook een goede after sales. Marga Groot Zwaaftink: ‘Neem een enquête af met vragen over hoe men het congres heeft ervaren en of men bepaalde informatie heeft gemist. Maak het de deelnemers gemakkelijk en stuur hen waardevolle informatie na, zoals de content uit de belangrijkste sessies. Huur daarvoor ervaren tekstschrijvers in, die de sessies bijwonen en na afloop een white paper over de inhoud schrijven. Op die manier gaat de vitale informatie niet verloren en halen de bezoekers en hun organisatie het meeste rendement uit de informatie overdracht tijdens het congres.’